zoals vastgesteld op 23 Januari 2026, geldend met ingang van 24 januari 2026

NAAM EN ZETEL

Artikel 1

De vereniging is genaamd: Hockeyclub Prinsenbeek, kortheidshalve aan te duiden met HCP.

De vereniging heeft haar zetel in de gemeente Breda aan de Postbaan nr. 38 te Prinsenbeek.

TENUE

Artikel 2

De kleuren van de vereniging zijn kanariegeel en marineblauw. 

Het tenue van de vereniging bestaat uit een geel poloshirt met clubembleem, blauwe korte broek respectievelijk rok en gele kniekousen. Behoudens ontheffing door het bestuur zijn de leden verplicht bij het uitkomen in wedstrijden het clubtenue te dragen, zonder toevoegsels of

afwijkingen, met uitzondering van de keeper.

Indien teams de beschikking hebben over gesponsorde kleding die afwijkt van het officiële clubtenue, dient deze kleding gedragen te worden buiten wedstrijden om, bijvoorbeeld voor of na wedstrijden of tijdens trainingen. Dit gebeurt uitsluitend op passende en redelijke momenten. Bij het gebruik van gesponsorde kleding staan de belangen van HCP en haar sponsoren altijd voorop.

LEDEN: AANMELDING, RECHTEN EN VERPLICHTINGEN

Artikel 3

1.     De vereniging stelt leeftijdseisen aan het lidmaatschap. Seniorleden zijn zij die voor 1 oktober van het lopend verenigingsjaar ouder zijn dan 18 jaar. Juniorleden zijn zij, die voor 1 oktober van het lopende verenigingsjaar jonger zijn dan achttien jaar.

2.     Juniorleden kunnen alleen gewoon lid zijn, hebben toegang tot de Algemene Vergadering met stemrecht zoals bepaald in artikel 19 lid 4 van de statuten en dienen contributie te betalen 

3.     In lijn met de statuten (artikel 12, lid 2) en slechts voor het doel van het vaststellen van contributie, is er een verdere onderverdeling in soorten leden. Deze onderverdeling zal worden bijgehouden op de website van de vereniging op de pagina waar contributie informatie te vinden is.

Artikel 4

1.     Een natuurlijk persoon die seniorlid (gewoon lid, trimlid of niet-spelend lid) of juniorlid (gewoon lid) wenst te worden van de vereniging dient een via de HC Prinsenbeek website verkrijgbaar inschrijfformulier geheel ingevuld en ondertekend in te dienen bij de secretaris van het bestuur of een daartoe door het bestuur aangewezen persoon. Minderjarigen kunnen alleen worden toegelaten als juniorlid indien het inschrijfformulier wordt ondertekend door hun wettige vertegenwoordiger.  Tenzij de aanvrager binnen een maand na indiening schriftelijk bericht ontvangt van niet-toelating, wordt deze geacht als lid te zijn toegelaten.

2.     Nieuwe seniorleden en juniorleden dienen eenmalig een jaarlijks door de algemene vergadering vast te stellen bedrag aan entreegeld te betalen. 

3.     Voor diegenen die gedurende het boekjaar (beginnend op 1 juni en eindigend op 31 mei daaropvolgend) seniorlid of juniorlid worden, geldt dat zij, indien zij lid worden voor 1 januari van het betreffende boekjaar, de volledige contributie verschuldigd zijn. Indien zij seniorlid of juniorlid worden na 1 januari van het betreffende boekjaar, zijn zij de helft van de contributie verschuldigd.

Artikel 5

1.     Van senior leden en (de ouders van) junior leden wordt verwacht dat zij een actieve bijdrage leveren aan operationele taken binnen de vereniging, zoals het uitvoeren van bardiensten, het fluiten van wedstrijden, het rijden naar wedstrijden, het zitting nemen in commissies, etc. Indien men ingedeeld is als vrijwilliger en men is verhinderd, dan dient men zelf voor vervanging te zorgen.

2.     Verzaken in het uitvoeren van bardiensten, het bemensen van de wedstrijdtafel en/of het fluiten van wedstrijden, kan grond zijn voor het opleggen van een disciplinaire maatregel. Disciplinaire maatregelen kunnen door voorzitters van betrokken commissies voorgesteld worden aan het bestuur. Het bestuur kan hierover advies vragen aan de tuchtcommissie. Disciplinaire maatregelen kunnen slechts door het bestuur opgelegd worden. 

3.     Alle jeugdleden vanaf de O16 en alle competitie spelende senioren leden, dienen een clubscheidsrechterkaart te behalen. Hiertoe worden gedurende het seizoen cursussen gegeven, afgesloten door een examen.  Bij het uitblijven van het behalen van de scheidsrechterskaart, kan het hierboven beschreven proces voor het opleggen van disciplinaire maatregelen gevolgd worden.

Leden vanaf de O14 en alle ouders en vrijwilligers die geïnteresseerd zijn in het behalen van een clubscheidsrechterskaart, mogen ook deelnemen aan bovengenoemde cursussen en/of examens.

4.     Senior- en juniorleden, alsmede vrijwilligers-niet-leden, die betrokken zijn bij de training, coaching of begeleiding van minderjarigen, dienen een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), betrekking hebbend op functieaspect 84 (belast zijn met de zorg voor minderjarigen) te overleggen aan de VOG- gemachtigde, die behulpzaam zal zijn bij het kosteloos aanvragen van dit document namens HC Prinsenbeek. 

De VOG-gemachtigde neemt namens HCP het originele, gewaarmerkte document in bewaring of een digitale kopie hiervan. Het document dient elke 3 jaar opnieuw te worden aangevraagd en bewaard. 

Indien een persoon, ondanks reminder en zo nodig nog rechtstreekse benadering, geen VOG wil aanvragen en overhandigen, dan mag deze persoon niet worden betrokken bij training en/of coaching van minderjarigen.

LEDENADMINISTRATIE

Artikel 6

1.     Het bestuur houdt een digitaal ledenregister bij waarin naam, adres, geboortedatum, geslacht alsmede het telefoonnummer en het persoonlijk e-mailadres van het senior lid of junior lid zijn opgenomen.

In het register worden alleen die gegevens bijgehouden, die voor het realiseren van het doel van de vereniging noodzakelijk zijn. Het bestuur kan, na voorafgaand besluit van de Algemene Vergadering, geregistreerde gegevens aan derden verstrekken, waaronder sponsors, behalve van het lid dat tegen deze verstrekking van gegevens bij het bestuur schriftelijk bezwaar heeft gemaakt. Doorgifte van de gegevens zónder een besluit van de Algemene Vergadering en zónder het recht op bezwaar, gebeurt voor de noodzakelijk door de vereniging aan derden te verstrekken gegevens waaronder aan de KNHB en aan overheden of andere instellingen, onder andere in verband met te verkrijgen subsidies.

Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk gelet op het doel of een bestaande wettelijke verplichting. De ledenadministratie wordt namens het bestuur belast met het beheer van dit register, met inachtneming van de bepalingen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

2.     Ieder lid moet de beschikking hebben over een e-mailadres (voor leden jonger dan 16 jaar, volstaat een e-mailadres van ouder, voogd of verzorgende ook).

3.     Ieder lid is verplicht bij wijziging van zijn (email)adres hiervan onverwijld de ledenadministratie schriftelijk of via email in kennis te stellen, of zijn/haar gegevens direct via de LISA app aan te passen. Eventuele kosten die door de vereniging moeten worden gemaakt om een adreswijziging op een andere wijze te achterhalen, worden op het desbetreffende lid verhaald.

4.     De ledenadministratie draagt er zorg voor dat de leden worden aangemeld bij de Koninklijke Nederlandse Hockey Bond.

EINDE LIDMAATSCHAP

Artikel 7

Bij opzegging van het lidmaatschap door het lid dient het lid de voorschriften van artikel 10 van de statuten van de vereniging na te leven. Opzegging dient plaats te vinden uiterlijk per 1 mei van het lopende verenigingsjaar. Indien deze opzegging niet plaatsvindt volgens die voorschriften, kan het bestuur dispensatie verlenen en de opzegging toch aan het einde van het lopende boekjaar laten plaatsvinden, in geval deze opzegging plaatsvindt:

●      wegens verhuizing naar buiten de gemeente waar de vereniging haar zetel heeft;

●      op grond van medisch advies;

●      op grond van andere, naar het oordeel van het bestuur, afdoende redenen.

Opzeggen onder voorbehoud is niet mogelijk; opzeggen en kort daarna weer lid worden kan wel, maar geeft géén garantie voor een plaats in een specifiek team.

CONTRIBUTIE

Artikel 8

1.     Seniorleden en juniorleden zijn aan de vereniging verschuldigd:

a. entreegeld (eenmalig); en

b. contributie.

2.     Voorts zijn seniorleden en juniorleden in de in dit artikel genoemde gevallen een jaarlijks door de Algemene Vergadering vast te stellen bedrag aan administratiekosten aan de vereniging verschuldigd.

3.     De contributienota's worden bij aanvang van het boekjaar (elektronisch) verzonden onder toezicht van de penningmeester van het bestuur. De betalingstermijn is vastgesteld op dertig dagen na aanvang van het boekjaar doch uiterlijk per eind september van het huidige boekjaar.

4.     Contributieverplichtingen moeten bij voorkeur worden voldaan door middel van een automatische incasso. Hiertoe wordt aan deze leden een formulier ter beschikking gesteld met behulp waarvan zij de vereniging doorlopend kunnen machtigen - tot wederopzegging - tot het incasseren van de contributie. Administratiekosten zijn bij deze wijze van betaling niet verschuldigd.

5.     De contributie inning vindt plaats aan het begin van seizoen dmv automatische incasso. Indien er niet betaald wordt dmv automatische incasso worden er administratiekosten in rekening gebracht. De facturen van veldcontributie worden eind september, begin oktober verzonden. Het lid heeft de keuze om deze contributie in één, twee, drie of vier termijnen te voldoen dmv automatische incasso. De overige (contributie) inningen, zoals zaalcompetitie of boetes, worden altijd in één keer geïncasseerd. 

6.     Indien de bank, om welke reden dan ook, afgeschreven gelden storneert op de rekening van het lid dat een machtiging heeft afgegeven zal de vereniging alsnog een contributienota verzenden teneinde het lid in de gelegenheid te stellen aan zijn betalingsverplichting te voldoen. In dat geval wordt de vervaldatum gesteld op één maand na de verzenddatum en zijn wel direct administratiekosten verschuldigd. Na het verstrijken van deze vervaldatum kan, met in achtneming van artikel 8.11, indien betaling niet heeft plaatsgevonden, een invorderingsprocedure worden gestart.

7.     In geval van niet tijdige betaling is het lid zonder nadere aanmaning of ingebrekestelling in verzuim en uit dien hoofde rente en incassokosten verschuldigd.

8.     Een maand na de vervaldatum wordt een aanmaning verzonden. Alsdan zijn administratiekosten verschuldigd, zoals vermeld op de website. 

9.     Een lid dat twee maanden na de vervaldatum nog niet volledig heeft voldaan aan zijn betalingsverplichtingen voortvloeiend uit dit reglement, kan met onmiddellijke ingang worden geschorst door het bestuur. Dit houdt in dat het lid de rechten die aan het lidmaatschap verbonden zijn niet langer kan uitoefenen totdat geheel aan de betalingsverplichtingen is voldaan. Na schorsing kan het bestuur de inning van de vordering uit handen geven. In dat geval komen de (buiten)gerechtelijke kosten volledig voor rekening van het lid. De buitengerechtelijke kosten worden vastgesteld op ten minste vijftien procent (zegge: vijftien procent) van het te incasseren bedrag of, indien de werkelijke kosten hoger zijn, op die werkelijke kosten.

10.  Een lid aan wie het lidmaatschap is opgezegd kan opnieuw lid worden met ingang van het volgende boekjaar indien hij voor de aanvang van dat boekjaar volledig aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan. Alsdan is dit lid geen entreegeld verschuldigd.

11.  Restitutie van de contributie wordt niet verleend, tenzij in zeer bijzondere gevallen vanwege zwaarwegende redenen, zulks ter beoordeling van het bestuur. Een lid dient hiertoe een schriftelijk verzoek te richten aan de penningmeester.

12.  De maximale gezinscontributie is opgenomen in de jaarlijkse tarievenlijst, als deze van toepassing is.

13.  De contributie voor het zaalhockey wordt geïnd omstreeks februari van het lopend boekjaar.

SCHADELOOSSTELLINGEN EN BOETEN

Artikel 9

1.     Voor verlies of schade aan eigendommen van de vereniging geldt de volgende aansprakelijkheid:

a. Teamgerelateerde schade: het team is gezamenlijk aansprakelijk voor verlies of schade aan sportmaterialen, velden, dug-outs en kleedkamers die bij trainingen of wedstrijden zijn gebruikt.

b. Individuele schade: ieder lid is persoonlijk aansprakelijk voor schade die door zijn of haar toedoen is ontstaan aan het clubhuis, de inrichting daarvan of andere algemene voorzieningen van de vereniging.

De accommodatie commissie c.q. materiaalcommissie beoordeelt of sprake is van normale slijtage dan wel van schade waarvoor vergoeding verschuldigd is.

2.     Elke geconstateerde schade wordt geacht te zijn veroorzaakt door het lid of de leden die de desbetreffende zaak het laatst heeft respectievelijk hebben gebruikt, tenzij door de betrokkene(n) het tegendeel wordt aangetoond.

3.     Indien het herstellen van de door een lid toegebrachte schade aan materiaal kosten met zich meebrengt, dan dient het lid deze schade te vergoeden. Is er sprake van molest in vereniging, dan is iedereen in de groep aansprakelijk voor de schade en zullen de herstelkosten hoofdelijk worden verdeeld.

4.     Het bestuur is niet aansprakelijk voor schade toegebracht aan eigendommen van welke aard ook van leden of derden in het gebouw of op het terrein van de vereniging aanwezig.

5.     De kosten van de boetes aan de vereniging opgelegd door de KNHB, zullen door de vereniging worden teruggevorderd van de betreffende lid, dan wel team, tenzij het bestuur anders besluit.

6.     De vereniging heeft voor haar leden een ongevallenverzekering afgesloten.

BESTUUR

Artikel 10

1.     De benoeming van een bestuurslid geschiedt voor de termijn van maximaal drie jaar. Ieder bestuurslid is maximaal eenmaal aaneensluitend herkiesbaar. Het bestuur draagt zorg dat wisselingen in zijn bezettingen plaatsvinden overeenkomstig een tevoren opgemaakt rooster, waarbij gestreefd wordt naar zoveel mogelijk continuïteit. Voorafgaand aan een stemming in de Algemene Vergadering ter voorziening in een bestuursvacature brengt het bestuur aan de leden een stemadvies uit.

2.     Conform het statuten worden voorzitter, penningmeester en secretaris in functie benoemd en vervullen zij in de statuten benoemde taken. Voor overige bestuursleden en bestuurstaken geldt dat deze in onderling overleg worden vastgesteld, met inachtneming van de bepalingen van de statuten van de vereniging en van dit reglement.

3.     De voorzitter heeft de leiding van alle vergaderingen van het bestuur. Hij heeft te allen tijde het recht op inzage van hetgeen onder de overige bestuursleden berust. De voorzitter brengt op de jaarlijks te houden Algemene Vergadering verslag uit van het afgelopen boekjaar. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter worden zijn taken waargenomen door een door de overige bestuursleden aan te wijzen lid van het bestuur.

4.     De taken van de secretaris van het bestuur zijn de navolgende:

a. het voeren van correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur;

b. het houden van het verenigingsarchief;

c. het notuleren ter Algemene Vergadering, tenzij een andere persoon daartoe door het bestuur is aangewezen, en ondertekening van vastgestelde notulen;

d. het notuleren ter bestuursvergadering.

5.     De taken van de penningmeester van het bestuur zijn de navolgende:

a. het innen en het beheren van alle gelden van de vereniging;

b. het afleggen van rekening en verantwoording aan de Algemene Vergadering over de geldstroming binnen de vereniging. Daartoe stelt de penningmeester van het bestuur zich aansprakelijk voor de onder hem berustende gelden en andere activa die aan de vereniging toebehoren of die de vereniging in bruikleen heeft ontvangen. De penningmeester van het bestuur mag slechts tussentijds aftreden, indien de boeken zijn goedgekeurd door de kascontrolecommissie en de algemene vergadering decharge heeft verleend.

6.     Iedere bestuurder moet zich richten naar het belang van de vereniging en is tegenover de vereniging gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien een bepaalde taak tot de werkkring van 2 of meer bestuursleden behoort, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk, tenzij een bestuurslid bewijst dat de tekortkoming niet aan hem te wijten is en dat hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden.

7.     Het bestuur presenteert jaarlijks een sluitende begroting aan de Algemene Vergadering ter goedkeuring.

8.     Elk bestuurslid verklaart zich bij aantreden door ondertekening akkoord met de gedragscode voor bestuursleden, zoals goedgekeurd door de Algemene Vergadering.

BESTUURSVERGADERINGEN

Artikel 11

1.     De bestuursvergaderingen worden gehouden ter plaatse als bij de oproeping bepaald.

2.     Ieder jaar worden ten minste vijf bestuursvergaderingen gehouden. Bestuursvergaderingen worden bovendien gehouden telkens wanneer een van de bestuurders daartoe schriftelijk en onder nauwkeurige opgave van de te behandelen punten de oproeping doet.

3.     De uitnodiging voor de bestuursvergadering vermeldt, behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de te behandelen onderwerpen.

4.     In een bestuursvergadering kunnen geldige besluiten worden genomen ten aanzien van alle aan de orde komende onderwerpen, met in achting neming van het in artikel 12 bepaalde, ook al zijn de voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht genomen.

5.     Toegang tot de bestuursvergaderingen hebben de bestuurders en zij die door het bestuur worden uitgenodigd.

6.     De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur. Bij zijn afwezigheid voorziet de vergadering zelf in haar leiding.

7.     Van het verhandelde in de bestuursvergadering worden notulen gehouden. De notulen worden op de door het bestuur te bepalen wijze vastgesteld.

BESTUURSBESLUITEN

Artikel 12

1.     Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen in een bestuursvergadering, waarin ten minste de helft plus één van de in functie zijnde bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is. Een bestuurder kan zich ter vergadering door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen onder overlegging van een schriftelijke, ter beoordeling van de voorzitter van de vergadering voldoende, volmacht. Een bestuurder kan daarbij slechts voor één andere bestuurder als gevolmachtigde optreden.

2.     Iedere bestuurder heeft het recht tot het uitbrengen van één stem. Alle bestuursbesluiten genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Indien bij stemming binnen het bestuur het aantal stemmen voor en tegen gelijk is, dan telt de stem van de voorzitter dubbel.

3.     Alle stemmingen ter bestuursvergadering geschieden mondeling, tenzij een of meer bestuurders voor de stemming een schriftelijke stemming verlangen. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes.

4.     Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. Zij tellen wel mee ter bepaling van enig quorum.

5.     Het ter bestuursvergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter van de vergadering omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.

6.     Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter van de vergadering de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats indien de meerderheid der vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.

7.     Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, bijvoorbeeld via email of Whatsapp. Voor deze wijze van besluitvorming is hetzelfde quorum vereist als beschreven in lid 1. en worden besluiten genomen in lijn met lid 2. Het bestuur draagt zorg voor het houden van aantekening van de besluiten die zijn genomen op de in dit lid bedoelde wijze.

8.     Indien er door collectief aftreden, schorsing, ziekte, overlijden of anderszins geen bestuur meer is, dat besluiten kan nemen, en vanuit de leden geen geldig initiatief wordt ontplooid tot het houden van een Algemene Vergadering conform art. 20.5 van de Statuten, dan zal de Bestuursadviescommissie (BAC, HR art. 14.2) op korte termijn (binnen 2 weken) een Algemene Vergadering bijeen roepen. In deze vergadering worden tenminste 3 personen benoemd, die als tijdelijk bestuur gaan handelen namens de vereniging. Daartoe krijgt de BAC met inachtneming van de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) tijdelijk toegang tot de ledenadministratie en de communicatiekanalen van de vereniging.

COMMISSIES

Artikel 13

1.     De vereniging kent een aantal verschillende commissies. Deze commissies worden ingesteld door het bestuur en kunnen te allen tijde worden ontbonden.

2.     Een bestuurslid kan deel uitmaken van een commissie. Elk bestuurslid heeft het recht de vergaderingen van een commissie bij te wonen; zij kunnen daarin het woord voeren maar hebben geen stemrecht.

3.     Van commissies kunnen ook niet-leden van de vereniging deel uitmaken.

4.     Het bestuur zal door elke commissie een doel- en taakomschrijving laten vaststellen, waarin de taken en verantwoordelijkheden van de commissie zijn vastgelegd.

5.     Commissies en bestuur informeren elkaar periodiek gedurende het jaar, onder andere via bestuurscommissievergaderingen.

6.     Iedere commissie moet voor aanvang van een boekjaar een begroting voor het komende boekjaar indienen. Omtrent de financiën van een commissie kan het bestuur een tussentijdse rapportage verlangen.

CONTROLE- EN ADVIESCOMMISSIES 

Artikel 14

1.     De kascontrolecommissie (KCC) heeft tot taak het onderzoeken van de balans en de staat van baten en lasten met toelichting van het bestuur en het uitbrengen van verslag daarvan aan de Algemene Vergadering.

2.     De KCC wordt jaarlijks door de Algemene Vergadering benoemd en bestaat uit minimaal twee personen die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. De leden van de kascontrolecommissie hebben gedurende ten hoogste drie achtereenvolgende boekjaren zitting in deze commissie en kunnen na de termijn van drie jaar niet worden herbenoemd.

3.     De kascontrolecommissie stelt een rooster van aftreden op, zodat een zittend lid wordt vervangen door een nieuw lid indien de termijn afloopt. De leden van de kascontrolecommissie zijn onderworpen aan de gedragscode voor bestuursleden tijdens de werkzaamheden voor de kascontrolecommissie.

4.      De kascontrolecommissie heeft het recht om van het bestuur te eisen dat relevante inlichtingen worden verschaft, de kas en de waarden worden getoond en boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar worden gesteld.

BESTUURSADVIESCOMMISSIE

Artikel 15

1.     De Bestuursadviescommissie (BAC) bestaat uit oud-voorzitters en oud- bestuursleden, die door de Algemene Vergadering gevraagd worden om zitting te nemen in deze commissie.  De benoeming van de leden van deze commissie geldt voor 3 jaar en kan worden verlengd. Het lidmaatschap van de BAC eindigt als de Algemene Vergadering dit bepaalt of het lid hierom verzoekt.

2.     De leden van de BAC moeten zich bij de vervulling van hun taak richten naar het belang van de vereniging.

3.     De BAC heeft tot taak het bestuur en de Algemene Vergadering van de vereniging gevraagd en ongevraagd van advies te dienen over beleidsmatige zaken, waaronder investeringsplannen.

4.     Het bestuur is verplicht om bij belangrijke besluiten de BAC om advies te vragen alvorens een voorgenomen besluit ten uitvoer te brengen of aan de AV voor te leggen. Indien het bestuur besluit af te wijken van het advies, dan wordt dit met redenen omkleed aan de BAC meegedeeld en in de eerstvolgende AV door het bestuur toegelicht.

5.     De BAC is zelfstandig in haar optreden en besluitvorming.

TUCHTCOMMISSIE

Artikel 16

1.     De tuchtcomissie wordt jaarlijks benoemd door het bestuur en bestaat uit drie leden. De leden van de tuchtcommissie zijn onbeperkt herbenoembaar. Indien er sprake is van persoonlijke belangen, kan een lid van de tuchtcommissiecommissie zicht tijdelijk terugtrekken. Voor zijn of haar waarneming dragen de overige leden van de tuchtcommissie zorg.

2.     De tuchtcommissie heeft tot taak het beoordelen van overtredingen door leden overeenkomstig het tuchtreglement van de vereniging en/of de KNHB, en het adviseren van het bestuur in het bepalen van een toepasselijke tuchtmaatregel. De tuchtcommissie beoordeelt onder meer boetes die zijn opgelegd door de KNHB, en andere overtredingen. Bij boetes opgelegd door de KNHB aan de vereniging kan de tuchtcommissie adviseren dat deze boete verhaald wordt op het betreffende lid of team.

3.     De tuchtcommissie kan het bestuur adviseren een formele waarschuwing uit te vaardigen; een tweede waarschuwing binnen één jaar na de eerste formele waarschuwing heeft directe schorsing tot gevolg, inclusief schadeloosstelling van de vereniging en zonder restitutie van contributie; een formele waarschuwing blijft één jaar geldig. De periode van de schorsing wordt vastgesteld door het bestuur. Onverlet het bepaalde in dit lid, heeft de tuchtcommissie ook de mogelijkheid om andere maatregelen (inclusief directe schorsing) aan het bestuur voor te stellen.

4.     De tuchtcommissie stelt een tuchtreglement op. Dit reglement wordt vastgesteld door het bestuur. In het tuchtreglement worden in ieder geval nadere regels gesteld omtrent de beroepsgang zoals genoemd in artikel 9 lid 3 van de statuten.

SPONSORCOMMISSIE

Artikel 17

1. De sponsorcommissie is verantwoordelijk voor alle sponsoractiviteiten binnen HCP. Dat geldt zowel voor centraal afgesproken sponsoring, als voor door teams afgesproken sponsoring.
2. De sponsorcommissie is door het bestuur gemandateerd om sponsoren voor de club te werven en om bestaande sponsorrelaties te beheren. Voor bedragen hoger dan EUR 5.000 met een duur langer dan 3 jaar, of in gevallen waar de naam en/of reputatie van de sponsor zondanig is dat deze mogelijk niet verenigbaar is met het karakter van HCP, overlegt de sponsorcommissie met het bestuur.
3. Teams kunnen zelf onder voorwaarden sponsorinitiatieven ontplooien:
4. Teams die sponsorinitiatieven plannen en voorbereiden, dienen dit met de sponsorcommissie af te stemmen, voordat de sponsor-plannen ten uitvoer worden gebracht.
5. Teams informeren de sponsorcommissie over gemaakte sponsorafspraken, waaronder de hoogte van het bedrag, noodzakelijke materiele aanschaffingen en eventuele rest bedragen (het verschil tussen sponsor inkomensten en de daarbij behorende materiele aanschaffingen).
6. Teams mogen een deel van rest bedragen voor een houden voor eigen gebruik en dragen hiervan een deel aan de club af. Het bestuur neemt jaarlijks een besluit over het gedeelte van het restbedrag dat aan teams wordt toegekend. Dit wordt op de website gepubliceerd.
7. Indien de sponsorwerving van de teams de sponsorwerving van de sponsorcommissie doorkruisen, gaat het belang van de club als geheel voor, dat wil zeggen, dan hebben de wervingsactiviteiten van de sponsorcommissie voorrang en dient het betreffende team de eigen sponsorwerving te staken
8. Alle sponsorcontracten, van de sponsorcommissie en van de teams, dienen ondertekend te worden gearchiveerd door de sponsorcommissie.
9. In gevallen waarin dit beleid niet voorziet dient overleg plaats te vinden tussen sponsorcommissie, teams en/of sponsoren. 

DONATEURS

Artikel 18

Donateurs betreffen personen en/of bedrijven die een gift doen aan HCP zonder hiervoor een tegenprestatie te verlangen. Het bestuur beslist per individueel geval over de toelating van een donateur en over de voorwaarden van die toelating, waarbij in ieder geval geldt dat:

●      ook niet-leden van de vereniging donateur kunnen zijn;

●      donateurs geen stemrecht hebben in de algemene ledenvergadering;

●      de financiële bijdrage waarmee de donateur de vereniging steunt ten minste honderd euro per boekjaar dient te bedragen;

●      de donateur dit bedrag, tenzij nader schriftelijk met het bestuur anders wordt

overeengekomen, in eenmaal aan de vereniging dient te voldoen binnen dertig dagen na ontvangst van de betreffende nota.

OFFICEEL ORGAAN

Artikel 19

De vereniging gebruikt haar website en de LISA hockey app als het primaire officiële orgaan voor het doen van mededelingen en aankondigingen, zoals voor de Algemene vergadering.

ALGEMENE VERGADERINGEN

Artikel 20

1.     Uiterlijk binnen zes maanden na afloop van een boekjaar zal de jaarlijkse algemene vergadering worden gehouden. Buitengewone Algemene Vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit gewenst acht.

2.     De voorzitter verleent de leden het woord in de volgorde waarin zij dit hebben gevraagd. De secretaris houdt hiervan aantekening. De voorzitter heeft het recht een lid dat zich volgens zijn mening niet behoorlijk gedraagt het woord te ontnemen of het verblijf ter vergadering te ontzeggen behoudens een geslaagd beroep van de betrokkene op de vergadering. Bestuurders hebben het recht over de ter vergadering besproken onderwerpen hun eigen zienswijze toe te lichten, als deze afwijkt van het bestuursadvies.

3.     De secretaris legt ter vergadering een presentielijst neer waarop de aanwezige leden hun naam plaatsen en aantekenen of zij al dan niet stemgerechtigd zijn, inclusief het aantal stemmen zoals bepaald in artikel 19 lid 4 van de statuten.

Voorts wordt op de presentielijst aangetekend of een lid, en zo ja door welk ander lid, gemachtigd is tot het uitbrengen van nog een stem, onder overlegging van een, naar het oordeel van de voorzitter of secretaris, afdoende schriftelijke volmacht, als bedoeld in artikel 19 lid 4 van de statuten van de vereniging.

Slechts die stemgerechtigde leden wier namen op de presentielijst voorkomen nemen, al dan niet middels een gevolmachtigde, aan de stemmingen deel.

4.     Bij hoofdelijk oproeping geschieden de stemmingen in volgorde van de presentielijst met dien verstande dat eerst de stemgerechtigde leden, al dan niet bij volmacht, daarna de stemgerechtigde bestuursleden en tenslotte de stemgerechtigde voorzitter hun stemmen uitbrengen.

5.     Van het verhandelde in een Algemene Vergadering worden door de secretaris of de door het bestuur daartoe aangewezen persoon notulen gemaakt. De notulen worden in het officieel orgaan gepubliceerd of op een andere wijze, ter keuze van het bestuur, ter kennis van de leden gebracht en dienen door de eerstvolgende Algemene Vergadering te worden vastgesteld.

JAARSTUKKEN - BALANS, STAAT VAN BATEN EN LASTEN EN JAARVERSLAG

Artikel 21

1.     Het bestuur is verplicht jaarlijks, uiterlijk binnen twee maanden na afloop van het verenigingsjaar een balans en een staat van baten en lasten met een toelichting van de vereniging te maken en op papier te stellen.

2.     De algemene ledenvergadering kan opdracht tot onderzoek van de balans en de staat van baten en lasten met toelichting geven aan een accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek. Tot het geven van deze opdracht is de Algemene Vergadering bevoegd. Indien deze accountant een verklaring aflegt omtrent de getrouwheid van de onderzochte stukken, dan kan het bestuur deze met de stukken aan de algemene vergadering overleggen. Deze behoeft dan geen kascontrolecommissie te benoemen. Indien er geen accountantsverklaring is, dan moet een kascontrolecommissie worden benoemd.

3.     Een vereniging die een of meer ondernemingen in stand houdt welke ingevolge de wet in het handelsregister moeten worden ingeschreven, vermeldt bij de staat van baten en lasten de netto-omzet van deze ondernemingen.

4.     De Algemene Vergadering keurt de jaarstukken goed na de adviserende conclusie van de kascontrolecommissie.

5.     De kascontrolecommissie ondertekent, bij goedkeuring, de jaarstukken. Tevens ondertekent de kascontrolecommissie het stuk waaruit decharge van het bestuur voor het gecontroleerde verenigingsjaar blijkt.

WIJZIGINGEN EN AANVULLINGEN HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Artikel 22

1.     Dit reglement kan slechts door de Algemene Vergadering worden gewijzigd overeenkomstig het bepaalde in artikel 24 van de statuten van de vereniging.

2.     Een besluit tot wijziging van dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag volgende op die waarop de Algemene Vergadering dat besluit neemt, tenzij de Algemene Vergadering een later tijdstip vaststelt.

Artikel 23. Verbindende kracht

Dit reglement is verbindend voor alle leden en vrijwilligers doch wijkt voor het bepaalde in wet en statuten.

Artikel 24. Nadere regelen

1.     Op alle gebieden waarin de statuten en dit reglement niet voorzien, kan het bestuur nadere regels geven, waarvan het mededeling doet aan de leden.

2.     Dit reglement is vastgesteld door de Algemene Vergadering de dato 23 januari 2026. Eerdere versies van het huishoudelijk regelement zijn niet meer van toepassing.