Nieuws

Een kort statusoverzicht van de interim voorzitter

20-10-2019

20 oktober 2019

Mijn activiteiten kun je het beste vergelijken met het vormen van een nieuwe regering. Dat begint met een informatie-fase waarin de informateur zich een beeld vormt van wat er allemaal speelt en waar knelpunten zitten. In de daaropvolgende fase wordt gekeken hoe op basis daarvan de regering het beste kan worden vormgegeven.

De periode tot eind oktober zou je bij HCP kunnen beschouwen als de informatiefase en de periode tot 1 februari als de formatiefase, met dit verschil dat 1 februari voor mij een vast gegeven is en dat het in Den Haag wel eens wat langer kan duren …

Overigens is de datum van de AV in januari inmiddels vastgesteld: donderdag 30 januari 20.00 uur.

Wat is er afgelopen week zoal gebeurd en besproken?

 

• Kennisgemaakt met heel veel en alleen maar leuke en enthousiaste mensen.
• Notulen ontvangen van de AV op 12 okt zoals opgesteld door Alfred Dekker. De notulen en aanwezigheidslijst worden achter de inlog op de website geplaatst maar met het vriendelijke verzoek om e.e.a. niet schriftelijk of mondeling buiten HCP te verspreiden.
• Ook Proces Verbaal ontvangen van kandidaat notaris de Bie van deze AV waarin door AV mandaat wordt gegeven om een interim bestuur te vormen. Ook dit PV wordt achter de inlog op de website geplaatst.
• Rik Nielander en Wim de Fouw hebben aangegeven zitting te willen nemen in het interim bestuur als secretaris resp. penningmeester en dat, als er geen andere kandidaten zijn, ze ook zitting willen nemen in het nieuwe bestuur.
  
• Op dinsdag- en woensdagavond zijn verschillende thema’s besproken en is geïnventariseerd waar knelpunten zitten en zijn bijbehorende acties afgesproken. Ook heb ik individuele gesprekken gevoerd.
• Een kort overzicht (niet uitputtend) van de besproken thema’s:

            ·    Accommodatie

o   onderbouwing van de reeds ingediende subsidie-aanvraag

§ Er is een commissie gevormd o.l.v. Reinier Nederhoed die scenario’s gaat uitwerken hoe de accommodatie (veld B, clubhuis, etc) de komende jaren kan worden gemoderniseerd

§ Op basis van het (door de AV) nog te kiezen scenario zal de reeds ingediende subsidie-aanvraag worden herzien of teruggetrokken

§ Half december komen we hier uitgebreid op terug

o   sanitaire voorzieningen

o   schoonmaak clubhuis

o   bezettingsproblematiek en coördinatie bar

o   dieptereiniging veld A

o   contacten met de gemeente

·     Sponsoring

o   status en activiteiten sponsorcommissie

o   contact en kennismaking met de sponsoren

o   kledingverkoop

·     Financiële zaken

o   stand van zaken

o   contributie-inning

o   kascontrole

·     Hockeytechnische zaken

o   beleid

o   selectieproces

o   trainers, vergoedingen en contracten

§  transparantie gewenst!

o   wedstrijdtafel

o   wedstrijdindeling

o   arbitrage

o   zaalhockey

o   ledenwerving

o   wedstrijdsecretariaat

o   materialen

·     Ledenadministratie

o   teamindelingen

o   AVG

·     Communicatie

o   Bully.

o   social media

o   website

·         Inschrijving Kamer van Koophandel

·    Sjef, Rik en Wim worden maandag 21 oktober ingeschreven bij de KvK. E.e.a. is afgelopen vrijdag geregeld met de hulp van kandidaat notaris Erik de Bie. Zonder zijn hulp had het niet zo snel kunnen worden geregeld.

 

• Betalingen

            ·    Pas na inschrijving bij de KvK kunnen de bankpassen worden aangevraagd.

·    Dat betekent helaas dat (toegezegde/afgesproken) betalingen naar alle waarschijnlijkheid nog een week of twee op zich laten wachten. 

• Ledenlijst 

·    De eerder aan de notaris toegestuurde ledenlijst is inmiddels vernietigd. Wij hebben een bevestiging daarvan ontvangen. 

• Komende AV’S 

·    De AV van 31 oktober is inclusief agenda aangekondigd op de website.

·    De AV van eind januari is vastgelegd op 30 januari (20.00 uur). De agenda volgt half januari.

·    12 december (20.00 uur) is er een extra AV waar de uitgewerkte scenario’s over clubhuis en velden aan bod zullen komen omdat we namelijk uiterlijk 31 december aanvullende informatie op de reeds ingediende subsidie-aanvraag moeten aanleveren aan de gemeente Breda. We gaan ons uiterste best doen om e.e.a. 2 weken eerder op de website al beknopt toe te lichten, maar ik hoop dat je er begrip voor zult hebben als dat in de tijd misschien niet helemaal gaat lukken want er moet vóór die tijd nog heel veel gebeuren.

·    Omdat dit belangrijke AV’s zijn verzoek ik iedereen om deze datums vrij te houden zodat je aanwezig kunt zijn.

Wat gaat er de komende week gebeuren?

Ik ga 1:1 gesprekken voeren met mensen die afgelopen week op vakantie waren en/of die hebben aangegeven mij graag te willen spreken. Dinsdagavond praten we met TC-leden verder over (de inrichting van) de TC.

En de week daarna?

Op dinsdagavond de eerste vergadering van het kandidaat interim bestuur waarin de voorbereiding op de AV op de agenda staat. En op donderdag de AV.

Vacatures

Vele handen maken licht werk. Tijdens de gesprekken afgelopen week is dat heel duidelijk naar voren gekomen en ook dat sommige vrijwilligers wel heel veel op hun bordje hebben liggen en dat we hen moeten ontlasten.

Ik ben dan ook ontzettende blij met de vele meldingen en berichten die mij hebben bereikt van mensen die willen helpen. Daarom val ik maar meteen met de deur in huis met een aantal hulpvragen die we afgelopen week hebben geïnventariseerd:

 

• accommodatie: versterking van het klusteam, klusjesmannen/vrouwen, mensen die door de week heen de velden netjes houden en kleine klusjes oppakken
• bar: barcommissieleden die mee kunnen denken over toekomst bar, extra barcoördinatoren, iemand die op zondag de bar kan doen
• materiaalcommissie: hulp bij inname en onderhoud materialen
• arbitrage: ondersteuning voor administratieve taken, scheidsrechter begeleiders
• sponsorcommissie: social media goeroe, netwerker
• technische commissie: trainers voor MB4 en MB6
• financiën: hands-on assistent van penningmeester, iemand die bijvoorbeeld energiekosten of de baromzet kan analyseren
• Bully. : redactieleden
• communicatie: naast Mabel moeten hier social media goeroe’s bij en een sterke communicatie man/vrouw

 

Het kan zijn dat je je al hebt gemeld om hier komende week met mij over te praten, voel je dan zeker niet gepasseerd door deze lijst; dit is puur een overzicht waar we op dit moment behoefte aan hebben. En uiteraard zijn ook de bestuursfuncties nog vacant!

Ik wil dan ook iedereen, en in het bijzonder de ouders van de jongste jeugd, graag uitnodigen om na te gaan of je wellicht een bijdrage kunt leveren aan het reilen en zeilen van HCP. Vele handen maken immers licht werk. Ik hoor graag van jullie.

Transparantie

Zoals je wellicht inmiddels al hebt gemerkt staat transparantie bij mij zeer hoog in het vaandel. Zonder transparantie kan het proces waarin we nu zitten (belangrijkste knelpunten aanpakken, solide basis leggen voor de toekomst, vorming nieuw bestuur) niet succesvol worden afgerond. Dat betekent dat er over veel zaken wordt gesproken en dat je misschien in de wandelgangen af en toe wat hoort. Ik verzoek je daar prudent mee om te gaan en je geen mening te vormen over gesprekken waar je zelf niet bij aanwezig bent geweest. Op de AV’s zul je worden bijgepraat over de zaken die spelen, maar je kunt mij uiteraard altijd benaderen om meer informatie of om te sparren over een bepaald onderwerp.

Tenslotte wil ik iedereen ontzettend bedanken voor zijn/haar openheid en in het bijzonder Sonja Nederhoed voor de verslaglegging van de vele besprekingen.

Met sportieve groet,

Sjef