Procedure VOG: Verklaring Omtrent Gedrag
25-1-2018
In haar vergadering van 16 januari 2018 heeft het bestuur een formele procedure rond de Verklaringen Omtrent het Gedrag vastgesteld. Hiermee wordt vastgelegd, hoe wij als sportvereniging omgaan met Verklaringen Omtrent het Gedrag, met name gericht op artikel 84 daarin ("belast zijn met de zorg voor minderjarigen”). Het bezit van zo’n VOG is verplicht voor iedereen in de club, die onder dit artikel valt. Het bestuur is ervoor verantwoordelijk, dat dit goed wordt geregeld en gecontroleerd.
In afwachting van KNHB- instructies over de op 25 mei 2018 van kracht wordende Algemene verordening Gegevensbeheer (die gaat over privacy) hebben we vooralsnog de volgende procedure ontwikkeld.
- Het bestuur stelt een vrijwilligersfunctie VOG-gemachtigde in.
- De VOG-gemachtigde verzoekt de daarvoor in aanmerking komende leden en andere vrijwilligers, die onder het genoemde artikel vallen, om (kosteloos) een VOG aan te vragen en biedt daarbij de noodzakelijke hulp. De aanvraag moet om de 3 jaar worden hernieuwd, en de VOG-gemachtigde zal daarvoor de herinneringen gaan versturen. Ook zal de VOG-gemachtigde iedereen die een VOG moet hebben, verzoeken om hem/haar na ontvangst dit officiële én gewaarmerkte document te tonen. Als een lid in gebreke blijft, ook na herhaald verzoek, dan zal het bestuur op aangeven van de VOG-gemachtigde de betrokkene benaderen om te vragen waarom dat zo is. Het bestuur is uiteindelijk ervoor verantwoordelijk dat iedereen die een VOG moet hebben, dat ook werkelijk heeft.
- Het document als zodanig blijft onder beheer van het lid zelf, tenzij wij als club in de toekomst worden verplicht om ze als club te bewaren.
- De regeling aangaande het tonen van het fysieke document willen we per 1 februari 2018 laten ingaan. Wie eerder al zijn VOG elektronisch heeft doorgegeven, hoeft dat niet alsnog te tonen, tenzij wij daartoe later toch wettelijk worden verplicht. Bewaar het document dus wel goed!
- Van belang is nog op te merken, dat de VOG-gemachtigde valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur, m.n. de secretaris, en daaraan verantwoording dient af te leggen. Vanzelfsprekend heeft de gemachtigde, net als het bestuur, een absolute geheimhoudingsplicht jegens derden.
- Het bestuur heeft Henk Lohuis, die al veel werk heeft verzet rond het aanvragen en de registratie van de VOG’s, bereid gevonden dit in de rol van VOG-gemachtigde voort te zetten. Vanuit zijn ICT-achtergrond en kennis van audits en privacywetgeving denken we, dat hij deze taak op een goede manier zal kunnen uitvoeren. Het bestuur wenst Henk veel succes.
Voor wie (iets) meer gedetailleerd informatie wil over de taken van Henk volstaat een mailtje aan [email protected], waarna de taakomschrijving zal worden toegestuurd.
Sportiviteit&Respect: combinatie van Fairplay, S&R, VOG, Arbitrage en meer
Onder Sportiviteit & Respect ("S&R”) vallen diverse zaken waarmee we hockey veilig en prettig voor iedereen willen houden. Niet alleen HCP, maar ook de andere Bredase hockeyclubs hebben dit hoog op de agenda staan. Daarvoor wordt ook onderling samengewerkt, wat je onder andere binnenkort terug zult zien in een competitieweekend in het teken van S&R. Ook stemmen we onderling af hoe je het beste om kunt gaan met de VOG-procedure (Verklaring Omtrent Gedrag) en Arbitrage.
HCP heeft al een commissie Fairplay, waarvan voorzitter Rinse Spaanstra binnenkort afscheid neemt. Het Bestuur dankt hem hartelijk voor zijn inzet en is blij dat Sonja Nederhoed en Pascalle Vermunt het goede werk willen voortzetten. We zouden daar graag nog iemand aan toevoegen, aanmelden kan via [email protected].
Ook op Arbitrage vlak worden verdere stappen gezet, onder aanvoering van Bart Herklots en bestuurslid TC Senioren, Laurence Tiesinga. Tenslotte is onze vertrouwenspersoon een belangrijke speler in het kader van S&R.
